Modele plan de classement

Quel que soit le système de classification que vous adoptez, assurez-vous de créer et de tenir à jour un document montrant le plan de classification que vous utilisez pour les dossiers de votre ministère. Il doit inclure tous les intitulés des sujets, les classes primaires et secondaires, ainsi que toute note de portée pour des explications supplémentaires. Lors de la révision de votre plan de classification, conservez une copie d`archivage de la version obsolète, car cela sera utile lors de la récupération ou de l`utilisation de fichiers qui ont été créés sous l`ancien système et précédemment transférés au centre des enregistrements. En 1994, l`APA a fait rapport à la FHWA sur les résultats d`une enquête sur les besoins fédéraux, étatiques, régionaux et locaux pour une norme de classification de l`utilisation des terres actualisée. Puis, en mai 1996, l`APA, ainsi que la participation de six autres organismes fédéraux, ont lancé le projet de normes de classification terrestres (LBCS) pour mettre à jour la SLUCM 1965. Grâce à ce projet, l`APA et ses partenaires ont produit un nouveau système de classification des terres pour permettre aux juridictions, aux organismes et aux institutions aux niveaux local, régional, étatique et national de partager des données terrestres. La première version de LBCS a été publiée en 2000, et les normes ont été mises à jour périodiquement au cours des années intermédiaires. Les rubriques visées représentent les divisions de base du plan de classification et reposent en grande partie sur la fonction. Il y a 14 rubriques d`objet dans le plan type, chaque rubrique ayant sa propre section dans le plan. Au début de chaque section est une brève description de l`en-tête sujet et une indication du type de fichiers que vous devez classer en dessous. Notez que dans les deux systèmes, les secondaires communs devraient toujours être attribués aux mêmes numéros–p. ex.-00 (politiques, procédures, normes),-01 (Généralités),-02 (planification),-03 (rapports et statistiques),-04 (projets spéciaux),-99 (documents de référence et d`information ). La liste des fichiers du Ministère devrait être un document distinct du plan de classification du ministère.

Le plan affiche toutes les catégories de classification possibles. La liste de fichiers affiche tous les fichiers réellement créés et classés dans les catégories du plan. Il devrait être un document en cours, la journalisation de chaque fichier ouvert. Un exemple de certaines entrées de liste de fichiers est donnée ci-dessous. Par défaut, les dossiers ministériels sont programmés sous RRSDA 1999-005, administration générale, programme et dossiers de sujets, à moins qu`un calendrier plus précis ne s`applique. Dans le plan de classification des fichiers de modèle, les exceptions sont indiquées entre parenthèses avec un lien vers le RRSDA plus spécifique, sur-Riding. Les différents ministères devraient également consulter les calendriers de conservation ministériels spéciaux qui ont pu être préparés spécifiquement pour leur propre ministère et ses dossiers uniques. Le modèle des normes de classification sur terre (LBCS) élargit la notion de classification des utilisations des terres en affinant les catégories traditionnelles en plusieurs dimensions, telles que les activités, les fonctions, les types de bâtiments, le caractère de développement du site et la propriété Contraintes.